Vergaberichtlinien

Beschlossen vom Vorstand. Der Beschluss wird auf Anfrage an info@dag-muenster.de zur Verfügung gestellt.
Gültig für den Vergabejahrgang 2026/27 (Aufenthalt in den USA im Schuljahr 2027/28).
Veröffentlicht auf dag-muenster.de.

1. Zweck und Grundlage

Die Deutsch-Amerikanische Gesellschaft Münster e.V. (im Folgenden: DAG Münster) vergibt ein Stipendium für ein Austauschjahr an einer privaten konfessionellen High School (in katholischer oder evangelischer Trägerschaft) in den Vereinigten Staaten. Das Stipendium dient der Förderung der Bildung und der Völkerverständigung und damit den Zwecken, die die Satzung des Vereins nennt, insbesondere „Förderung und Pflege der Kontakte zwischen Deutschen und Amerikanern und Betreuung von Bürgern, die sich in die USA begeben“.

Die DAG Münster finanziert das Stipendium aus eigenen Mitteln. Mit der Durchführung des Austauschjahres, mit der inhaltlichen und organisatorischen Vorbereitung des Aufenthalts und mit den ersten beiden Runden des Auswahlverfahrens beauftragt sie CYE Germany (öffnet in neuem Tab); dort wird das Stipendium eingelöst. Im Auswahlverfahren handelt CYE Germany im Auftrag und nach den Weisungen der DAG Münster und ist an die Kriterien dieser Richtlinien gebunden. Die abschließende Entscheidung über die Vergabe trifft die DAG Münster in der dritten Runde allein, ohne Einfluss oder Zutun von CYE Germany.

2. Umfang und Form der Leistung

Vergeben wird für das Schuljahr 2027/28 ein Stipendium. Die DAG Münster behält sich vor, stattdessen zwei Halbstipendien zu vergeben. Die Vergabe steht unter dem Vorbehalt nach Abschnitt 8.

Das Stipendium besteht in der Übernahme der Programmkosten für ein Jahresprogramm an einer privaten konfessionellen High School über CYE Germany, einschließlich der Schulgebühren (Tuition und Fees) und der von CYE Germany im Programmjahr 2027/28 angebotenen optionalen Gruppenreisen. Die Übernahme erfolgt als Sachleistung durch Direktzahlung an CYE Germany. Eine Auszahlung an die geförderte Person findet nicht statt.

Ein Halbstipendium besteht in der Übernahme der Hälfte dieser Programmkosten, ebenfalls als Sachleistung durch Direktzahlung an CYE Germany. Die andere Hälfte trägt die Familie der geförderten Person aufgrund eines eigenen Vertrags mit CYE Germany. Ob ein Stipendium mit voller Kostenübernahme oder zwei Halbstipendien vergeben werden, entscheidet der Vorstand auf Vorschlag der Auswahlkommission mit der Entscheidung nach Abschnitt 5.5. Die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit der Familien wird dabei weder erfragt noch berücksichtigt; es bleibt bei Abschnitt 4.

Nicht umfasst sind persönliche Aufwendungen, insbesondere die Krankenversicherung und das Taschengeld. Sie trägt die Familie der geförderten Person.

3. Wer sich bewerben kann

Bewerben kann sich, wer in der Stadt Münster oder in einem der Kreise Warendorf, Coesfeld oder Steinfurt wohnt und im Schuljahr 2026/27 die Klasse 9, 10 oder 11 einer weiterführenden Schule besucht, deren Standort ebenfalls in einer dieser vier Gebietskörperschaften liegt. Wohnort und Schulstandort müssen nicht in derselben Gebietskörperschaft liegen. Schulen in privater Trägerschaft sind eingeschlossen.

Vorausgesetzt wird ferner die deutsche Staatsangehörigkeit. Sie ergibt sich aus den Zulassungs- und Visumsbestimmungen des Austauschprogramms. Im Formular wird sie als Selbstauskunft bestätigt; einen Nachweis verlangt erst die Programmanmeldung der ausgewählten Person. Eine weitere Staatsangehörigkeit neben der deutschen ist für die Bewerbung unschädlich; zu ihrer Bedeutung für das Visum siehe Abschnitt 4.

Das Geburtsdatum muss zwischen dem 1. August 2010 und dem 1. August 2012 liegen. Dieses Fenster ergibt sich aus den Zulassungsbedingungen des Austauschprogramms und wird im Bewerbungsformular technisch geprüft.

Der regionale Zuschnitt folgt dem Tätigkeitsgebiet des Vereins. Er schließt keinen abgegrenzten Personenkreis im Sinne des § 52 Abs. 1 Satz 2 AO ein, sondern ist auf die Schülerschaft von mehr als hundert Schulen in vier Gebietskörperschaften mit zusammen über einer Million Einwohnern gerichtet. Das Wohnsitzerfordernis verengt diesen Kreis nicht nennenswert; es stellt nur sicher, dass die Förderung Jugendlichen aus dem Vereinsgebiet zugutekommt.

Von der Bewerbung ausgeschlossen sind Personen, die mit einem Mitglied der Auswahlkommission oder mit einer Person, die bei CYE Germany an der Sichtung beteiligt ist, verwandt oder verschwägert sind oder mit ihr in häuslicher Gemeinschaft leben. Wird eine solche Nähe erst später bekannt, tritt das betroffene Kommissionsmitglied für das gesamte Verfahren zurück, und der Vorstand benennt Ersatz; bei CYE Germany übernimmt eine andere Person die Sichtung, oder die Kommission sichtet selbst.

4. Was nicht zählt

Für die Auswahl ohne Bedeutung sind die Herkunft der Bewerberin oder des Bewerbers und ihrer Familie, die zu Hause gesprochene Sprache, das Geschlecht, die Religion oder Weltanschauung, eine Behinderung, die sexuelle Identität und das Einkommen der Familie. Die deutsche Staatsangehörigkeit ist eine Zulassungsvoraussetzung nach Abschnitt 3; darüber hinaus spielt die Staatsangehörigkeit keine Rolle, insbesondere nicht, welche weiteren eine Bewerberin oder ein Bewerber neben der deutschen besitzt.

Für das Visum kann eine weitere Staatsangehörigkeit dagegen von Bedeutung sein. Über das Nichteinwanderungsvisum entscheiden die Botschaften und Konsulate der Vereinigten Staaten nach eigenen Regeln; eine weitere Staatsangehörigkeit kann dort bis zum Ausschluss führen. Wird das Visum aus diesem Grund nicht erteilt, kann das Stipendium nicht eingelöst werden, und es gilt Abschnitt 5.5 zum Nachrücken. Die DAG Münster prüft das nicht selbst; wer betroffen sein könnte, sollte sich vor der Bewerbung bei CYE Germany erkundigen.

Angaben zur Staatsangehörigkeit werden über die Selbstauskunft zur deutschen Staatsangehörigkeit hinaus nicht erhoben. Wo Merkmale nach dem ersten Absatz aus den Unterlagen hervorgehen, etwa durch die Religionsnote oder die Fehlzeiten in einem Zeugnis, bleiben sie außer Betracht. Die interne Verfahrensregel dazu ist gesondert festgehalten und gilt auch für CYE Germany.

Der Verein beachtet dabei insbesondere § 19 Abs. 2 AGG. Eine Benachteiligung wegen der ethnischen Herkunft findet weder unmittelbar noch mittelbar statt. Kriterien, die daran verdeckt anknüpfen könnten, werden nicht verwendet.

5. Das Verfahren

Das Verfahren hat drei Runden. Die ersten beiden führt CYE Germany im Auftrag der DAG Münster durch, die dritte die DAG Münster allein. Alle Mitteilungen an die Bewerberinnen und Bewerber, insbesondere Einladungen und Absagen, verschickt die DAG Münster.

5.1 Bewerbungsphase

Vom 1. September bis zum 11. November 2026, 23:59 Uhr, über das Formular unter stipendium.dag-muenster.de. Das Formular schließt serverseitig und nimmt danach nichts mehr entgegen. Bewerbungen auf anderem Weg werden nicht berücksichtigt.

Eine Bewerbung ist vollständig, wenn das Formular abgesendet, die Bestätigung der Sorgeberechtigten erteilt und die letzten vier Zeugnisse hochgeladen wurden. Welche vier das sind, hängt von der Jahrgangsstufe ab; in der Regel sind es die Halbjahres- und Endjahreszeugnisse der beiden letzten Schuljahre, und die bewerbende Person ordnet beim Hochladen jede Datei einem Zeugnis zu. Unvollständige Bewerbungen nehmen am Verfahren nicht teil. Kann eine Bewerberin oder ein Bewerber eines der vier Zeugnisse nicht vorlegen, etwa nach einem Schulwechsel oder einem Zuzug, entscheidet die Auswahlkommission auf formlose Mitteilung hin, welcher Nachweis an seine Stelle tritt.

5.2 Erste Runde: Noten

Nach Ablauf der Frist sichtet CYE Germany im Auftrag der DAG Münster die Zeugnisse. Maßgeblich sind die Fachnoten der letzten vier Zeugnisse, mit besonderem Gewicht auf Englisch und den weiteren sprachlichen Fächern, auf der Gleichmäßigkeit der Leistungen über die Fächer hinweg und auf der Entwicklung der Leistungen über die beiden letzten Schuljahre. Ein starres Notenlimit gibt es nicht. Zweifel an den Angaben zu Schule, Jahrgangsstufe oder Wohnort meldet CYE Germany der DAG Münster, die darüber entscheidet.

CYE Germany benennt der DAG Münster daraufhin eine engere Auswahl für die zweite Runde und begründet die Benennung schriftlich. Die Größe der engeren Auswahl richtet sich nach der Zahl der Bewerbungen und liegt in der Regel zwischen zwanzig und fünfundzwanzig Personen. Die DAG Münster lädt diese Personen ein.

Alle übrigen erhalten eine Absage. Ihre Unterlagen werden nach den Fristen des Löschkonzepts entfernt.

5.3 Zweite Runde: Vorbereitungstreffen

Die eingeladenen Personen nehmen von Dezember 2026 bis Februar 2027 an den Vorbereitungstreffen von CYE Germany in Münster teil. Die Teilnahme ist Pflicht; Kosten entstehen dafür nicht.

Bewertet werden die Anwesenheit und die Mitarbeit. CYE Germany führt dazu die Anwesenheitsliste, hält die Mitarbeit fest und gibt beides an die DAG Münster weiter. Grundlage dieser Datenverarbeitung ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Für die Anwesenheit gilt:

Wer an einem Termin verhindert ist, sagt vorher bei CYE Germany ab und nennt den Grund. Ein einmaliges entschuldigtes Fehlen ist im begründeten Ausnahmefall nach vorheriger Rücksprache möglich; der versäumte Termin ist innerhalb von zehn Tagen, spätestens vor dem nächsten regulären Termin, nachzuholen.

Wer ohne vorherige Absage fehlt oder ein zweites Mal fehlt, scheidet aus dem Verfahren aus. Die betroffene Person wird darüber schriftlich unterrichtet.

Die Kommission kann in Härtefällen von dieser Regel abweichen, etwa bei längerer Krankheit oder einem Todesfall in der Familie. Eine solche Abweichung wird begründet und schriftlich festgehalten.

Zum Ende der zweiten Runde reichen die Teilnehmenden ihr Halbjahreszeugnis des Schuljahres 2026/27 bei CYE Germany ein. CYE Germany bewertet Anwesenheit, Mitarbeit und dieses Zeugnis und benennt der DAG Münster im Februar 2027 die Personen für die dritte Runde, mit schriftlicher Begründung. Das sind in der Regel alle, die die zweite Runde vollständig durchlaufen haben, mindestens fünf und höchstens zehn. Wer nicht benannt wird, erhält eine Absage.

5.4 Dritte Runde: Auswahlgespräch

Ende Februar 2027 führt die Auswahlkommission der DAG Münster mit jeder benannten Person ein persönliches Gespräch von etwa dreißig bis vierzig Minuten in Münster. CYE Germany ist daran nicht beteiligt. Alle erhalten dieselben Leitfragen. Diese betreffen die Beweggründe für das Austauschjahr, den Umgang mit fremden Regeln und mit Heimweh, die Vorstellung vom Leben in einer Gastfamilie und die Erwartungen an die Zeit nach der Rückkehr.

Jedes Kommissionsmitglied bewertet unabhängig auf einem einheitlichen Bogen. Die Bögen werden zur Auswahl-Dokumentation genommen.

Bei Minderjährigen kann auf Wunsch ein Sorgeberechtigter beim Gespräch anwesend sein.

5.5 Entscheidung

Die Kommission entscheidet im Anschluss mit einfacher Mehrheit; CYE Germany hat dabei weder Stimme noch Sitz. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Vorsitzes den Ausschlag. Die Entscheidung wird schriftlich begründet und dem Vorstand mitgeteilt.

Die Kommission benennt zugleich eine zweit- und eine drittplatzierte Person. Tritt die ausgewählte Person vor dem Abflug zurück, wird sie nicht zugelassen, erhält sie kein Visum oder kommt die Vereinbarung nach Abschnitt 7 nicht zustande, so rückt die zweitplatzierte Person nach, danach die drittplatzierte. Eine erneute Ausschreibung findet in diesem Fall nicht statt.

Vergibt die DAG Münster nach Abschnitt 2 zwei Halbstipendien, benennt die Kommission zwei Personen und zwei weitere als nachrückende. Ein Halbstipendium ist ein Angebot: Nimmt eine Familie es nicht an, muss sie das nicht begründen, und es entsteht ihr daraus kein Nachteil. In diesem Fall entscheidet der Vorstand auf Vorschlag der Kommission neu, ob das frei gewordene Halbstipendium der nachrückenden Person angeboten wird oder ob die bereits benannte Person ein Stipendium mit voller Kostenübernahme erhält.

Die Mitteilung an die ausgewählte Person erfolgt im März 2027. Die übrigen erhalten zeitgleich eine Absage.

6. Die Auswahlkommission

Die Kommission besteht aus mindestens drei Mitgliedern des Vereins, die der Vorstand bestimmt; sie müssen nicht dem Vorstand angehören. Der Vorstand benennt sie vor Beginn der ersten Runde nach Abschnitt 5.2 namentlich und hält die Benennung im Protokoll fest. Die Namen werden nicht veröffentlicht; der Verein teilt sie auf Anfrage mit.

Die Kommission bleibt für das gesamte Verfahren in derselben Besetzung. Ein Mitglied wird nur ersetzt, wenn es aus wichtigem Grund ausfällt, etwa durch Krankheit oder höhere Gewalt, oder wenn es nach Abschnitt 3 zurücktritt. Ersatz benennt der Vorstand.

Die Kommission dokumentiert ihre Arbeit. Zur Dokumentation gehören die von CYE Germany übergebenen Unterlagen der ersten und zweiten Runde (Sichtungsbögen, Anwesenheitsübersicht, Einschätzung der Mitarbeit und die Begründungen der Benennungen), die Gesprächsbögen und die schriftliche Begründung der Entscheidung. Diese Unterlagen werden dauerhaft aufbewahrt und sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens pseudonymisiert.

7. Nach der Zusage

Vor der Anmeldung bei CYE Germany schließt die DAG Münster mit der ausgewählten Person und ihren Sorgeberechtigten eine schriftliche Stipendienvereinbarung. Sie regelt Umfang und Zahlungsweg der Leistung sowie die Folgen eines Abbruchs. Kommt die Vereinbarung nicht zustande, rückt die zweitplatzierte Person nach.

Bei einem Halbstipendium wird die Vereinbarung erst wirksam, wenn die Sorgeberechtigten ihren Vertrag mit CYE Germany über die andere Hälfte der Programmkosten geschlossen haben. Kommt dieser Vertrag nicht zustande, entscheidet der Vorstand auf Vorschlag der Kommission nach Abschnitt 5.5 neu.

Eine Verpflichtung zu einer Gegenleistung, insbesondere zu einem Bericht, einem Vortrag oder einer Mitarbeit im Verein, wird nicht begründet. Eine Einwilligung in die Öffentlichkeitsarbeit des Vereins ist freiwillig und hat auf die Vergabe keinen Einfluss.

8. Rechtsanspruch und Vorbehalt

Auf die Zuerkennung des Stipendiums besteht kein Rechtsanspruch. Die Entscheidung der Kommission wird gegenüber den Bewerberinnen und Bewerbern nicht begründet.

Die DAG Münster sagt zu, dass sie das Verfahren nach diesen Richtlinien durchführt, sie vor Beginn der Bewerbungsphase veröffentlicht und während eines laufenden Verfahrens nicht zum Nachteil der Bewerbenden ändert.

Die DAG Münster kann die Vergabe bis zur Zusage jederzeit aussetzen oder das Verfahren beenden, wenn die Finanzierung des Stipendiums nicht gesichert ist oder wenn höhere Gewalt entgegensteht. Die Bewerberinnen und Bewerber werden darüber unverzüglich unterrichtet; für ihre Unterlagen gelten dann die Fristen wie nach einer Absage.

9. Mittelverwendung

Die Aufwendungen für das Stipendium werden im Rahmen der satzungsgemäßen Mittelverwendung erbracht und in der Jahresrechnung gesondert ausgewiesen. Der Verein achtet auf die zeitnahe Mittelverwendung nach § 55 Abs. 1 Nr. 5 AO.

Die Zahlungsbelege der Direktzahlung an CYE Germany werden nach den Fristen der Vereinsbuchhaltung aufbewahrt.

10. Datenschutz

Verantwortlich für die Verarbeitung der Bewerbungsdaten ist die DAG Münster. CYE Germany verarbeitet sie in den ersten beiden Runden in ihrem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung unter stipendium.dag-muenster.de/datenschutz. Die Löschfristen ergeben sich aus dem Löschkonzept des Vereins.

11. Änderungen und Geltung

Diese Richtlinien gelten für den Vergabejahrgang 2026/27 (Aufenthalt in den USA im Schuljahr 2027/28). Der Vorstand kann sie für künftige Jahrgänge ändern. Änderungen während eines laufenden Verfahrens sind nur zulässig, soweit sie niemanden benachteiligen, und werden auf derselben Seite veröffentlicht.

Sollte eine Bestimmung dieser Richtlinien unwirksam sein, bleiben die übrigen davon unberührt.